Bruk av personopplysninger til forretningstøtte

Hva er GDPR?

For å beskytte borgernes rettigheter har EU innført en ny lovgivning (Personvernforordningen — GDPR). Den påvirker alle virksomheter som behandler personopplysninger.

GDPR er en forkortelse for General Data Protection Regulation. Hensikten med regulativet er å ivareta individers rettigheter og sikre at personopplysninger ikke blir misbrukt eller kommer på avveie. 

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er informasjon som gjør det mulig å identifisere en person direkte eller indirekte. For eksempel kan IP-adressen til en besøkende på et nettsted — sammenstilt med andre data — være nok til å avsløre vedkommendes identitet. 

Hvordan brukes personopplysninger i Plania til forretningsstøtte ?

Vitec Plania bruker personopplysninger i vårt kundesenter, økonomisystem, CRM system, regnskapsystem. Informasjonen brukes til å yte kundestøtte, fakturere og generelt kommunisere med våre kunder og markedet. informasjonen blir utelukkende brukt til våre forretningsprosesser. Se detaljer nedenfor.

Brukerstøtte

Vitec Plania bruker ZenDesk som sin plattform for å yte brukerstøtte og distribuere brukerdokumentasjon. 

Hvilken informasjon samles inn om deg? 

Innmelder (Kunde av Vitec Plania)

Når du kontakter Plania brukerstøtte via e-post eller henvendelsesskjemaet på kundeportalen, vil sakssystemet automatisk opprette en unik bruker basert på informasjonen som du tilgjengeliggjør som avsender av eposten eller innsender av skjema.

  • Navn og e-postadresse
    Formålet er for å identifisere avsender og koble sak til person for å yte brukerstøtte. 
  • Organisasjonstilhørighet
    Dersom avsender epost-domene er tilknyttet et selskap i vår kundedatabase, er det satt opp en automatisk kobling til organisasjon, slik at alle henvendelser fra samme domene grupperes under en organisasjon. Formålet er for å kunne få et helhetlig overblikk over saker fra samme kunde

En saksbehandler har også mulighet for å manuelt opprette en brukerkonto på vegne av deg. En kollega kan også sette deg på kopi på en epost til kundeservice, da vil det samme skje.

Manuell håndtering: Ved ønske om å bli kontaktet via telefon, kan saksbehandler manuelt legge til oppgitt telefonnummer på brukerprofilen din. 

Ekstra personopplysninger man kan oppgi

  • Bilde: En bruker kan selv laste opp et bilde i tilknytning til sin brukerprofil for å vise hvem de er. Formålet er for at saksbehandler eller andre forummedlemmer skal kunne knytte et ansikt til innmelder. 
  • Aktivitet på artikler eller brukerforum: En innlogget bruker kan velge å delta i offentlige diskusjoner. Navn, evt. bilde og tidspunkt for når innlegg ble opprettet vil da være synlig for andre brukere. 

Spesiell advarsel vedrørende skjermbilder

Innmelder er selv ansvarlig for at skjermbilder o.l. ikke inneholder sensitive personopplysninger. Dersom det er behov for et skjermbilde av for eks. kontrakt, er det viktig at innmelder anonymiserer personnummer o.l. før bildet sendes inn. 

Saksbehandler 

Når man blir ansatt i Vitec Plania AS registreres du i systemet på samme måte som en innmelder. I tillegg samles det inn en del statistikk vedrørende din aktivitet i systemet. 

 

Hvor lagres informasjonen ?

Generelt

Personopplysningene lagres i EØS-land; i datasenter i Norge og Sverige som alle er GDPR compliant.  

Unntak

Zendesk: Lagring av personopplysninger

Vitec Plania sin ZenDesk-installasjon kan være installert på servere i USA eller innenfor EU.

Det gjøres oppmerksom på at ZenDesk har en avtale med EU som tilsier at de behandler personopplysninger i henhold til europeisk lovgiving, uavhengig av landet hvor personopplysningene er fysisk lagret. Dette kalles "Binding Corporate Rules". ZenDesk sin avtale kan hentes ned her. Du kan lese mer om overføring av opplysninger til utlandet hos Datatilsynet. ZenDesk er også sertifisert i henhold til andre Privacy Shield avtaler

Hvordan er dataene sikret i forhold til personvern ?

Datasentrene har strenge krav til fysisk sikkerhet som tilgangskontroll, innbrudd og brann. I tillegg føres det streng kontroll med hvem som har tilgang og hvem som gjør hva med datane og avvik fra prosedyrer registreres, rapporteres og kunde blir underrettet. Det gjennomføres jevnlige revisjoner av kvalitetsikringssystemet. Forholdet reguleres med en databehandleravtale mellom Vitec Plania og våre kunder.   

Innsyn

Relaterte lenker

Zendesk (Kundeportal/Brukerstøtte)

 

 

 

 

Var denne artikkelen nyttig?
1 av 1 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

0 kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.