Personvernerklæring Vitec Plania

Vitec Planias behandling av Personopplysninger

Vitec Plania (Vitec) lagrer personopplysninger knyttet til deg som arbeider hos Vitecs kunder eller eier virksomheter som er kunder hos Vitec. Vitec Plania AS, org nr 841 239 172, Forusbeen 78, 4033 Stavanger, er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.

Vitec verner om din personlige integritet og dine personopplysninger beskyttes i våre sikkerhetsklassifiserte skytjenester og av personell som er underlagt konfidensialitetsavtale. Vår personinformasjons policy beskriver hvorfor vi samler inn informasjon om deg og hvordan informasjonen brukes. Gjennom at du eller din arbeidsgiver har inngått en avtale med Vitec Plania som omfatter bruk av Plania produktet så godkjenner du at vi lagrer personopplysninger i henhold til nedenfor stående beskrivelser.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Følgende personopplysninger lagrer vi om deg som ansatt:

• For og etternavn
• Emailadresse
• Adresse
• Telefonnummer

Vi lagrer også informasjon om firmaet du arbeider for

• Firmanavn
• Organisasjonsnummer
• Adresse
• Telefonnummer
• Emailadresser

Firmaopplysningene lagres så lenge det kreves for å oppfylle inngåtte avtaler og eller øvrig norske lover eksempelvis, regnskapsloven og bokføringsloven.

For hvilke formål behandler vi dine personlige opplysninger?

Dine personopplysninger er nødvendige for at vi skal kunne fullføre avtalte tjenester mot våre kunder eller potensielle kunder. Informasjonen vi lagrer om deg holdes på et minimum og er utelukkende for nedenfor stående hensikt.

• Vitecs CRM system, for å kunne holde rede på kundekommunikasjon, nyhetsbrev, innbydelser til seminarer og andre eventer.
• Vitecs lisenshåndteringssystem for produktet/løsningen vi leverer. Her er alle lisensierte brukere registrert, og det er mellom annet grunnlaget for fakturering ut til våre kunder.

Vitec deler ikke dine personopplysninger med noen annen part, hverken innen Vitec konsernet eller med noen ekstern tredjepart.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Vitec lagrer dine personopplysninger om deg så lenge det er formålstjenlig for å oppfylle oppgavene beskrevet over.

Om du som ansatt slutter hos noen av Vitecs kunder kommer dine personopplysninger til å fjernes, alternativt anonymiseres for statistiske formål senest tre måner etter at all informasjon har blitt gjort kjent for Vitec. Om avtalen mellom Vitec Plania og en av Våre kunder opphører kommer samtlige personopplysninger relatert til kunden til å bli fjernet senest tre måneder etter kunden har forespurt sletting.

Om du vil vite mer

Du kan når som helst be om informasjon fra Vitec om personlig informasjon vi lagrer om deg. Du kan også be om at vi når som helst retter opp eller fjerner feil personinformasjonen om deg i våre systemer. Send en e-post til support@plania.no og beskriv din sak og vi vil hjelpe deg på best mulig måte.

Hva er GDPR?

For å beskytte borgernes rettigheter har EU innført en ny lovgivning (Personvernforordningen — GDPR). Den påvirker alle virksomheter som behandler personopplysninger.

GDPR er en forkortelse for General Data Protection Regulation. Hensikten med regulativet er å ivareta individers rettigheter og sikre at personopplysninger ikke blir misbrukt eller kommer på avveie. 

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er informasjon som gjør det mulig å identifisere en person direkte eller indirekte. For eksempel kan IP-adressen til en besøkende på et nettsted — sammenstilt med andre data — være nok til å avsløre vedkommendes identitet. 

Hvordan brukes personopplysninger i Plania til forretningsstøtte ?

Vitec Plania bruker personopplysninger i vårt kundesenter, økonomisystem, CRM system, regnskapsystem. Informasjonen brukes til å yte kundestøtte, fakturere og generelt kommunisere med våre kunder og markedet. informasjonen blir utelukkende brukt til våre forretningsprosesser. Se detaljer nedenfor.

Brukerstøtte

Vitec Plania bruker ZenDesk som sin plattform for å yte brukerstøtte og distribuere brukerdokumentasjon. 

Hvilken informasjon samles inn om deg? 

Innmelder (Kunde av Vitec Plania)

Når du kontakter Plania brukerstøtte via e-post eller henvendelsesskjemaet på kundeportalen, vil sakssystemet automatisk opprette en unik bruker basert på informasjonen som du tilgjengeliggjør som avsender av eposten eller innsender av skjema.

• Navn og e-postadresse
  Formålet er for å identifisere avsender og koble sak til person for å yte brukerstøtte. 
• Organisasjonstilhørighet
  Dersom avsender epost-domene er tilknyttet et selskap i vår kundedatabase, er det satt opp en automatisk kobling til organisasjon, slik at alle henvendelser fra samme domene grupperes under en organisasjon. Formålet er for å kunne få et helhetlig overblikk over saker fra samme kunde

En saksbehandler har også mulighet for å manuelt opprette en brukerkonto på vegne av deg. En kollega kan også sette deg på kopi på en epost til kundeservice, da vil din epost-adresse bli registrert i systemet.

Manuell håndtering: Ved ønske om å bli kontaktet via telefon, kan saksbehandler manuelt legge til oppgitt telefonnummer på brukerprofilen din. 

Ekstra personopplysninger man kan oppgi

• Bilde: En bruker kan selv laste opp et bilde i tilknytning til sin brukerprofil for å vise hvem de er. Formålet er for at saksbehandler eller andre forummedlemmer skal kunne knytte et ansikt til innmelder. 
• Aktivitet på artikler eller brukerforum: En innlogget bruker kan velge å delta i offentlige diskusjoner. Navn, evt. bilde og tidspunkt for når innlegg ble opprettet vil da være synlig for andre brukere. 

Spesiell advarsel vedrørende skjermbilder

Innmelder er selv ansvarlig for at skjermbilder og andre vedlegg ikke inneholder personopplysninger. Innmelder kan enten fjerne personopplysningene fra skjermbildet eller henvise til en generell ID (eks. kontrakt-ID) som kundestøtte kan gjøre oppslag på direkte i Plania.   

Saksbehandler 

Når man blir ansatt i Vitec Plania AS registreres du i systemet på samme måte som en innmelder. I tillegg samles det inn en del statistikk vedrørende din aktivitet i systemet. Denne dataen kan bli brukt på aggregert nivå for å rapportere avtalt respons- og løsningstid ovenfor kunder. 

 

Hvor lagres informasjonen ?

Generelt

Personopplysningene lagres i EØS-land; i datasenter i Norge og Sverige som alle er GDPR compliant.  

Zendesk: Lagring av personopplysninger

Informasjon i Vitec Plania sin ZenDesk-installasjon er lagret innenfor EU.

ZenDesk har en avtale med EU som tilsier at de behandler personopplysninger i henhold til europeisk lovgiving. ZenDesk sin avtale kan hentes ned her. Du kan lese mer om overføring av opplysninger til utlandet hos Datatilsynet. ZenDesk er også sertifisert i henhold til andre Privacy Shield avtaler. 

Hvordan er dataene sikret i forhold til personvern ?

Datasentrene har strenge krav til fysisk sikkerhet som tilgangskontroll, innbrudd og brann. I tillegg føres det streng kontroll med hvem som har tilgang og hvem som gjør hva med datane og avvik fra prosedyrer registreres, rapporteres og kunde blir underrettet. Det gjennomføres jevnlige revisjoner av kvalitetsikringssystemet. Forholdet reguleres med en databehandleravtale mellom Vitec Plania og våre kunder.   

Relaterte lenker

• Lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven)

Zendesk (Kundeportal/Brukerstøtte)

• EU Data Protection
• ZenDesk Privacy Policy
• Cookie Policy

 

Hvordan brukes personopplysninger i Plania programvaren/systemet ?

Brukere av systemet eller relaterte prosesser

Organisasjoner og andre som bruker Plania samler inn og registrerer personopplysninger på alle personer som skal bruke Plania. Eksempler på dette er navn, telefonnummer, adresse, epost, fag, o.l.. Dataene brukes til å opprettelse brukere i systemet og/eller til annen bruk i arbeidsprosesser dekket av Plania. 

Plania Mobil har mulighet å samle inn informasjon om brukerens GPS-koordinater på det tidspunktet hvor brukeren er når en melding blir opprettet. Denne informasjonen er oppgis frivillig av innmelder, og det er tydelig når innsamlingen skjer. Informasjon om GPS-lokasjon vil brukes videre i kart for å vise at det er kommet inn en melding på et gitt punkt på kartet. 

Personer som har et leieforhold administrert i Plania

Vitec sine kunder kan benytte seg av Plania til kontraktsforvaltning. Det vil da være behov for å registrere nødvendig persondata for å inngå leieavtale, administrere leieforholdet og fakturere leieforholdet. Databehandler legger selv føringer for hvilken informasjon som skal legges inn. I systemet er det vanlig at man registrerer personalia, inkludert personnummer, på leietaker. Ved kontraktsinngåelse vil det være mulig å se husleie, type bolig, og om det er angitt og annen informasjon som kan være relevant i forhold til inngåelse og administrasjon av et leieforhold.  All denne informasjonen kan automatisk anonymiseres x antall måneder/år etter at siste leieavtale med leietaker er avsluttet eller x antall måneder etter at leietaker ble opprettet uten å få en aktiv leieavtale. 

Hvor lagres informasjonen ?

Dersom Vitec Plania drifter løsningen for kunden blir dataene lagret i EØS-land, i datasenter i Norge og Sverige som alle er GDPR-compliant. For kunder som drifter Plania i egne IT miljøer har vi som leverandør ikke noen oversikt over lokasjon. 

Hvordan er dataene sikret i forhold til personvern ?

Datasentrene har strenge krav til fysisk sikkerhet som tilgangskontroll, innbrudd og brann. I tillegg føres det kontroll med hvem hvem som gjør hva med dataene, og avvik fra prosedyrer registreres og kunde blir underrettet. Det gjennomføres jevnlige revisjoner av kvalitetsikringssystemet. Forholdet reguleres med en databehandleravtale mellom Vitec Plania og våre kunder.   

Hvilke tillatelser må dere som brukere av Plania løsningene ha ?

Våre kunder er per definisjon behandlingsansvarlig, og Vitec Plania er databehandler. Behandlingsansvarlig må påse at det foreligger grunnlag, samtykker og eventuell konsesjon for behandling av de data og de personopplysninger som dere samler inn og registrerer.

Vi som databehandler yter bistand silk at våre kunder som behandlingsansvarlig kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. Bistand utføres på forespørsel fra kunder og i den grad det er nødvendig ut fra behandlingsansvarlige sitt behov. Bistand belastes i henhold til eksisternde avtaler mellom partene.